A quoi sert le responsable de distribution ?

La plupart du temps associé à un ou plusieurs membre du “copil”, son rôle est central et multiple.

  • Rôle logistique : il est un maillon très important, avec le maraicher qui intervient plus en amont, dans le bon déroulement de la distribution.
  • Rôle auprès des amapiens
    • Accueil : le responsable de distribution est à la meilleure place pour accueillir les amapiens de façon personnalisée
    • Comptabilisation du panier emporté sur la fiche de distribution mensuelle
    • Sollicitation des amapiens pour les prochaines distributions (surtout ceux qui ont peu participé, le score de chacun est indiqué sur la fiche de distribution mensuelle)
    • En fin de distribution : relance téléphonique des retardataires, en excluant les personnes qui ont prévenu de leur absence, ou demandé la « mise au frigo » … Ces informations peuvent être trouvées grace au cahier de liaison, ou par des messages ou texto sur le téléphone de l’amap.
  • Rôle de transmission : de toutes les informations utiles au comité de pilotage et aux autres responsables, pour le bon fonctionnement global de la distribution. Le compte rendu est diffusé sur la liste distrib-douvieres@framalistes.org.

Le pense-bête du responsable de distribution (checklist)

Avant de venir

  • Vérifier les messages envoyés
    • par amap.douvieres (consigne copil),
    • ou par distrib-douvieres (compte-rendus des distributions précédentes)
  • Imprimer la fiche de distribution mensuelle (uniquement pour la première distribution du mois). 

Préparation de la distribution

  • [Éventuellement] Ouverture des deux portes coulissantes du hangar (la clé de la porte de droite est disponible sur place). Le grand portail est normalement ouvert.
  • Récupérer le cahier de liaison, et voir s’il contient des instructions particulières
  • Récupérer le téléphone de l’amap (dans boite plastique à gauche, à l’entrée du chalet), le mettre en charge, et noter les texto ou messages vocaux s’ils concernent la distribution
  • Accueil des distributeurs, expliquer au besoin le processus de distribution, le respect des consignes sanitaires, les quantités à distribuer…
  • S’assurer que l’ensemble des légumes notés sur le tableau soient bien installés sur les tables (sinon il faut aller les chercher au frigo)
  • Participer à l’installation des postes de distribution et de pesage
  • Prendre en compte de la présence de distributions partenaires (pain, fruits ..etc).
  • S’assurer que les distributeurs prennent leur part AVANT le démarrage de la distribution et les comptabiliser, puis donner le top départ de la distribution pour tous.

La distribution

  • Accueillir chaque amapien
    • Noter la part prise
    • Solliciter pour les prochaines distributions, surtout les amapiens qui ont peu participé (nombre de participation indiqué sur la fiche de distribution mensuelle)
  • Renseigner au fur et à mesure le cahier de liaison :
    • Remarques faites par les amapiens (absence, remplacement…).
    • La liste des légumes et leur quantité (penser à faire une photo du tableau avant l’ouverture de la distribution 😉 !).
    • Noter les noms des distributeurs présents / absents. Important pour pouvoir relancer les amapiens les moins présents.
  • Environ 10 minutes avant la fin de distribution, commencer la relance téléphonique des retardataires, en excluant les personnes qui ont prévenu de leur absence, ou demandé la « mise au frigo » … Ces informations peuvent être transmises via le cahier de liaison, ou par des messages ou texto sur le téléphone de l’amap.
  • Parts non retirées : disposer du surplus (don, répartition entre distributeurs ou légumes laissés à l’amap…)
  • S’assurer du rangement et le nettoyage du chalet avec les distributeurs.

La clôture

  • S’assurer que les balances déchargées soient remises en charge
  • Ranger le cahier de liaison avec les fiches de distribution mises à jour
  • Fermeture du hangar – La clé de la porte de droite doit être remise en place –
  • Fermeture éventuelle du portail.

Transmission

  • Adresser un compte-rendu de cette distribution à « distrib-douvieres@framalistes.org ».

Les outils à disposition du responsable

  • Cahier de liaison (qui reste dans le chalet)
  • Le planning de distribution (nom du responsable et des distributeurs) et la fiche de distribution mensuelle (pour cocher de façon nominative les parts distribuées) – récupérés sur le google drive de l’amap (lien reçu par mail et à éditer au début de chaque mois). Ces documents papier sont laissés dans le cahier de liaison et sont complétés lors de chaque distribution tout au long du mois concerné. La comptabilité des distributions par amapiens figure également sur cette fiche.
  • Le téléphone de l’amap : qu’il faut mettre en charge et vérifier dès le début pour les messages ou texto potentiellement laissés par les amapiens avant ou pendant la distribution.
  • L’annuaire téléphonique des amapiens, nécessaire pour les relances en fin de distribution.
  • Des badges nominatifs sont disponibles dans le petit meuble à tiroirs pour permettre aux amapiens de connaître les personnes (pointage, copil, contrats annexes)